Indsatsplan - nedbrud i telefonsystem

Situation

Nedbrud af hele eller dele af telefonsystemet, således kommunens hovednummer eller vigtige funktionsnumre er ude af drift.

Vigtige funktionsnumre:

2012 – Ydelsescenteret

2018 – Socialafdelingen

1050 – Sygedagpenge

1876 - Visitationen – Sundhed og Omsorgsafdelingen

1414 – TM Byg (Byggesager)

1000 – Børne og Familieafdelingen

2007 – Dagtilbud

2003 – Folkeregister

2015 – Helbredstillæg/Boligindskud

1401 – TM Myndighed

1402 – TM Vejdrift,

1055 – Flexløn, revaliderings- og ledighedsydelse.

Desuden Personaleafdelingen, som ikke har funktionsnumre, kun arbejdsmobilnumre.

Alarmering

Medarbejder som registrerer nedbruddet alarmerer IT.

Opgaver

IT påbegynder fejlsøgning og efterfølgende løsning af nedbruddet. 
IT orienterer løbende funktionsleder af Borgerservice om status. Hvis funktionsleder ikke kan kontaktes, orienteres leder over funktionsleder af Borgerservice. 
Funktionsleder af Borgerservice orienterer løbende Kommunikation om status. 

Handling

IT-Centrets Major Incident Manager informerer funktionsleder af Borgerservice. Funktionsleder af Borgerservice kontakter kultur- og borgerservicechef og det vurderes om situationen kræver intern og / eller ekstern kommunikation.
IT holder funktionsleder af Borgerservice løbende orienteret om status på nedbruddet, som udgangspunkt hver time.

Ledelse og organisation

Medarbejder som registrerer nedbruddet har ansvaret for at alarmere IT og orientere funktionsleder af Borgerservice. 
IT har ansvaret for at fejlsøge, løse nedbruddet og orientere Borgerservice. Det er vigtigst med hurtig information ved opstart og afslutning af nedbruddet. 
Borgerservice har ansvaret for at kommunikere eksternt i Silkeborg Kommune i et samarbejde med Kommunikation. IT er ansvarlig for at orientere internt i Silkeborg Kommune.  

Kommunikation

Mulige interne kommunikationskanaler: Telefon, SMS, mails, SIKO eller fysiske henvendelser på Søvej 1, Søvej 3 og Østergade 10. 
Mulige eksterne kommunikationskanaler:

• Besked på hovedtelefon
• Kontakt til medier
• Radio Silkeborg
• Facebook
• Kommunens hjemmeside

Talsperson overfor medier aftales afhængig af situationen.  

Kontaktoplysninger

IT-Centret alarmeres via tlf. 89701550, alternativt alarmeres IT-Centret via ledelsen i IT:

IT og digitaliseringschef, Henrik Willumsen på 2170 9951
Teamleder i Økonomi og IT, Anette Mikkelsen på 4027 7068
Teamleder i Økonomi og IT, Lars Javette Koefoed på 2482 2460
Kommunikation kontaktes via: Hans Mogensen, tlf. 6115 4717, mail hans.mogensen@silkeborg.dk  eller ved personlig henvendelse i kommunikation, Søvej 3.

Teamleder af Borgerservice kontaktes på tlf. 2860 2423, mail sofie.martinussen@silkeborg.dk eller ved personlig henvendelse i Borgerservice. Sektionsleder af Borgerservice kontaktes på tlf. 2146 0463, mail simon.foldager@silkeborg.dk. 

Opfølgning

IT-Centret har ansvaret for at teste om nedbruddet er løst, herunder evt. teste funktionsnumre mv. IT, Borgerservice og Kommunikation evaluerer efter alle større nedbrud om beredskabsplanen skal justeres på et fælles møde, Borgerservice er tovholder.

Version dato: april 2021