Delplan for Kultur- og Borgerserviceafdelingen

Afdelingens kritiske funktioner

Kultur og Borgerservice varetager følgende kritiske funktioner:

• Pas, kørekort, nemID / MitID, nødvielser og kommunens omstilling samt fordeling af fysisk post på rådhuset og digital post til øvrige afdelinger (Borgerservice)
• Informations- og litteratursøgning til forsknings- og undervisningssektoren (Silkeborg Bibliotek)

Ovenstående er udpeget som kritiske funktioner, idet de danner grundlag for varetagelsen af samfundsnødvendige opgaver såsom f.eks. transportsektoren og international handel, digital infrastruktur og undervisnings- og forskningssektoren.

Afdelingens interne krisestyringsorganisation

Kriseleder:

Kultur- og Borgerservicechef John Bøgelund Frederiksen, tlf. 20 83 58 35, mail jbf@silkeborg.dk
Stedfortræder: Sektionsleder Simon Ø. Foldager, tlf. 21 46 04 63, mail simon.foldager@silkeborg.dk

Ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation:

Sektionsleder Simon Ø. Foldager, tlf. 21 46 04 63, mail simon.foldager@silkeborg.dk
Stedfortræder: Chefsekretær Laila Fischer, tlf. 21 67 46 15, mail laila.fischer@silkeborg.dk

Ansvarlig for involverede personer:

Sektionsleder Teresa Egballe, tlf. 20 21 64 23, mail teresa.egballe@silkeborg.dk
Stedfortræder: Sektionsleder Simon Ø. Foldager, tlf. 21 46 04 63, mail simon.foldager@silkeborg.dk

Proces- og teknikansvarlig:

Sektionsleder Simon Ø. Foldager, tlf. 21 46 04 63, mail simon.foldager@silkeborg.dk 
Sekundær udpeges ad hoc ud fra den konkrete situation.

Ansvarlig for kommunikation:

Kommunikationschef Hans Mogensen, tlf. 61 15 47 17, mail hans.mogensen@silkeborg.dk

Øvrige:

Øvrige deltagere kan udpeges af kriseleder ifm. aktivering af krisestaben.

Kriseleder kan uddelegere opgaven som kriseleder til følgende personer, hvis der er tale om en mindre krise som primært har et lokalt omfang:

Bibliotekschef Lars Bornæs (bibliotek og medborgerhuse), tlf. 22 13 36 30, mail lars.bornaes@silkeborg.dk
Sektionsleder Teresa Egballe (kultur, fritid, outdoor og svømmecenter nordvest), tlf. 20 21 64 23, mail teresa.egballe@silkeborg.dk
Sektionsleder Simon Ø. Foldager (borgerservice), tlf. 21 46 04 63, mail simon.foldager@silkeborg.dk
Leder af Den Kreative Skole Knud Mortensen, tlf. 20 46 40 39, mail knud.mortensen@silkeborg.dk
De øvrige roller i krisestaben kan ligeledes uddelegeres ved mindre kriser, som primært har et lokalt omfang.

Mødested:

Primært samlingssted ved aktivering af krisestaben på driftsniveau 1: Lokale C121 på Rådhuset, Søvej 1, 8600 Silkeborg.

Sekundært mødested (hvis krisestaben er aktiveret på niveau 2 eller hvis C121 af anden årsag ikke kan benyttes): Lokale C426 på rådhuset, Søvej 1, 8600 Silkeborg.

Krisestaben kan desuden beslutte at mødes på anden lokalitet efter konkret vurdering. I givet fald informeres de øvrige deltagere i forbindelse med aktivering.

Indkaldelse:

Indkaldelse til krisestaben sker primært via arbejdstelefon (opkald eller SMS). Chefer og ledere i organisationen skal om muligt være tilgængelige på arbejdstelefon uden for normal arbejdstid.

Afdelingens understøttelse af kommunens øverste krisestab

Kultur- og Borgerservicechef John Bøgelund Frederiksen indgår i kommunens øverste krisestab når det er relevant. Stedfortræder er sektionsleder Simon Ø. Foldager.

Kultur- og Borgerservice kan bl.a. bidrage til kommunens øverste krisestab med kontakt til kommunens foreningsliv.

Alarmering

Alarm og varsling kan både komme fra borgere, medarbejdere og ledelse i Kultur og Borgerservice.

I forhold til Sundhedsberedskabet kan alarm og varsling også komme fra Regionens Akutfunktion, Sundhedsstyrelsen, Styrelsen for Patientsikkerhed og Redningsberedskabet.

Modtager af alarm involverer straks nærmeste leder med henblik på eventuel aktivering af krisestaben, jf. aktiveringsprocedure i Generel Plan for Fortsat Drift.
Alarmering sker telefonisk.

Opgaver i den rollebaserede krisestyring

Kriselederens opgaver

• Valider og beslut niveau for krisehåndtering
• Beslut mødested
• Aktiver
• Følg dagsordenen

Se uddybende opgaver under Rollebaseret Krisestyring – kriseleder.

Opgaver til ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation

• Mød på den aftalte lokalitet
• Tilvejebring det samlede situationsbillede
• Indret krisestabens mødelokale
• Opstart log
• Opstart af løbende situationsbillede
• Sørg for iværksættelse af skærpet overvågning af relevante funktionspostkasser

Se uddybende opgaver under Rollebaseret Krisestyring – ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation.

Opgaver til ansvarlig for involverede personer

• Mød på den aftalte lokalitet
• Bidrag til situationsbillede og interessent analyse
• Tag hånd om involverede medarbejdere/borgere
• Kommuniker med berørte medarbejdere

Se uddybende opgaver under Rollebaseret Krisestyring – ansvarlig for involverede personer.

Opgaver til løsningsansvarlig

• Mød på den aftalte lokalitet
• Bidrag til situationsbillede og vurdering af skadesomfang
• Sikre fortsat drift
• Kommuniker med leverandører

Action Card_Procesansvarlig 01012018.pdf.

Opgaver til ansvarlig for kommunikation

• Mød på den aftalte lokalitet
• Aktiver krisekommunikations-teams første møde
• Følg indsatsplan for krisekommunikation
• Sikre tydelig, troværdig, autentisk og korrekt information
• Etabler arbejdsfaciliteter for krisestyringsteamet

Se uddybende opgaver under Rollebaseret Krisestyring – kommunikation.

Kontaktoplysninger

Midtjysk Brand og Redning, tlf. 89 70 35 99 (vagtcentral)
Koncerndirektør Peter Sinding, tlf. 24 65 60 59
Kommunaldirektør Lone Lyrskov, tlf. 24 82 80 85
Kultur og Borgerservice, tlf. 21 67 46 15 (hovednummer)

Kultur og Borgerservice institutioner:

Bibliotekschef Lars Bornæs, tlf. 22 13 36 30
Leder af Den Kreative Skole Knud Mortensen, tlf. 20 46 40 39
Leder af Svømmecenter Nordvest Anders N. Helledi, tlf. 20 37 22 85

Kriseleder er ansvarlig for at kontakte centrale personer og relevante eksterne myndigheder.

Oprettelse/revision

Denne delplan er udarbejdet af sektionsleder Simon Ø. Foldager.

Godkendt af Kultur- og Borgerservicechef John Bøgelund Frederiksen den 2. december 2022.