Delplan for Organisation og Personale

Afdelingens kritiske funktioner

Organisation og Personale har som stabsfunktion kun interne funktioner. Disse funktioner kan blive ramt af forhindringer som f.eks. mandefald, systemnedbrud og lignende.

Det er vurderet, at de situationer, der opstår som følge af eventuelle forhindringer, vil være kritiske og vil kræve handlinger, men der vil ikke være tale om egentlige krisesituationer med fare for menneskelige omkostninger.

Derfor indgår ”Hvad nu hvis” – risikovurderinger – i stabens interne vurderinger af arbejdsgange og arbejdsprocesser.

Staben bidrager til den overordnede og tværgående krisehåndtering i form af ressourcepersoner indenfor områderne:

• Arbejdsmiljø
• Jura
• Kommunikation

Afdelingens interne krisestyringsorganisation

Da Organisation og Personale ikke vurderes at få egentlige krisesituationer, men understøtter krisesituationer i kommunens enkelte afdelinger og hele kommunen, er der kun udpeget en kriseleder og ansvarlig for kommunikation.

Kriseleder:

Personalechef
Kirsten Mørch Hansen
Tlf. 20 51 98 34
Mail KirstenMorch.Hansen@silkeborg.dk

Stedfortrædere:

Sektionsleder for HR/Arbejdsmiljø
Lotte Jul Andersen
Tlf. 20 68 74 66
Mail: LotteJul.Andersen@silkeborg.dk

Kommunikationschef
Hans Mogensen
Tlf. 61 15 47 17
Mail: Hans.Mogensen@silkeborg.dk

Sektionsleder for personaleservice
Pia Alsgaard
Tlf. 23 25 69 16
Mail: Pia.Alsgaard@silkeborg.dk

Ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation

Sektionsleder for HR/Arbejdsmiljø
Lotte Jul Andersen
Tlf. 20 68 74 66
Mail: LotteJul.Andersen@silkeborg.dk

Stedfortræder

Afventer udpegning

Personansvarlig

Sektionsleder for personaleservice
Pia Alsgaard
Tlf. 23 25 69 16
Mail: Pia.Alsgaard@silkeborg.dk

Stedfortræder

Afventer udpegning

Løsningsansvarlig

Løndrift

Teamleder for Team Løn
Lene Bolby
Tlf. 20 42 50 48
Mail: lene.bolby@silkeborg.dk

Stedfortræder

Afventer udpegning

Ansvarlig for kommunikation:

Kommunikationschef
Hans Mogensen
Tlf. 61 15 47 17
Mail Hans.Mogensen@silkeborg.dk

Stedfortrædere:

Kommunikationskonsulent
Malene Koldsø Østerby
Tlf. 30 70 84 41
Mail: MaleneKoldso.Osterby@silkeborg.dk

Kommunikationskonsulent
Anne Louise Brix Kvols
Tlf. 51 62 72 17
Mail: AnneLouiseBrix.Kvols@silkeborg.dk

Øvrige:

Udpeges af kriseleder ifm. aktivering af krisestaben.

Mødested:

• Primært mødested: Personalechef Kirsten Mørch Hansens kontor.
• Sekundært samlingssted: Lokale C121 på Rådhuset, Søvej 1.

Krisestaben kan desuden beslutte at mødes på anden lokalitet efter konkret vurdering. I givet fald informeres de øvrige deltagere i forbindelse med aktivering.

Indkaldelse:

• Kontakt sker med telefon, sms og mail.
• Chefer/ledere i organisationen skal om muligt være tilgængelige på arbejdstelefon uden for normal arbejdstid.

• Ved hændelser, hvor kommunikationen går ned, møder repræsentanter eller stedfortrædere til krisestabene hurtigst muligt ind på rådhuset.

  
  

Afdelingens understøttelse af kommunens øverste krisestab

• Kommunikationschef Hans Mogensen indgår i kommunens øverste krisestab.
• Stedfortræder er tilgængelig kommunikationskonsulent i Kommunikationssektionen.
• Personalechef Kirsten Mørch Hansen indgår vedrørende personalespørgsmål.

Alarmering

• Alarm og varsling kan komme fra ledere i kommunens afdelinger.

Opgaver i den rollebaserede krisestyring

Da Organisation og Personale ikke vurderes at få egentlige krisesituationer, men understøtter krisesituationer i kommunens enkelte afdelinger og hele kommunen, er der kun udpeget en kriseleder og ansvarlig for kommunikation.

Kriselederens opgaver:

• Valider og beslut niveau for krisehåndtering
• Beslut mødested
• Aktiver
• Følg dagsordenen

Se uddybende opgaver under Rollebaseret Krisestyring

Opgaver til ansvarlig for kommunikation:

• Mød på den aftalte lokalitet
• Aktiver krisekommunikations-teams første møde
• Følg indsatsplan for krisekommunikation
• Sikre tydelig, troværdig, autentisk og korrekt information
• Etabler arbejdsfaciliteter for krisestyringsteamet

Se uddybende opgaver under Rollebaseret Krisestyring

Kontaktoplysninger

Kriseleder er ansvarlig for at kontakte centrale personer og relevante eksterne myndigheder.

Evt. andre vigtige opmærksomhedspunkter

Opretholdelse/revision

Denne delplan er udarbejdet af Hans Mogensen.