Delplan for Kultur- og Borgerserviceafdelingen

Afdelingens kritiske funktioner

Borgerservice:

• Op til tre døgn: sortering af digital post og callcenter beredskab + bemander rådhuset ift. evt. fysiske henvendelser
• Op til syv døgn: nødvielser og fordeling af fysisk post på rådhuset
• Efter syv døgn: nødpas, nødkørekort, MitID
• Udbetaling af administrationssager (pension)

Afdelingens interne krisestyringsorganisation

Kriseleder:

Kultur- og Borgerservicechef John Bøgelund Frederiksen, tlf. 20 83 58 35, mail jbf@silkeborg.dk

Stedfortræder:

Teamleder Sekretariat

Ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation:

Funktionsleder Sofie Martinussen (Borgerservice), tlf. 28 60 24 23, mail SofieDalby.Martinussen@silkeborg.dk

Stedfortræder:

Chefsekretær Laila Fischer, tlf. 21 67 46 15, mail laila.fischer@silkeborg.dk

Ansvarlig for involverede personer:

Sektionsleder Teresa Egballe, tlf. 20 21 64 23, mail teresa.egballe@silkeborg.dk

Stedfortræder:

Funktionsleder Sofie Martinussen (Borgerservice), tlf. 28 60 24 23, mail SofieDalby.Martinussen@silkeborg.dk

Løsningsansvarlig:

Teamleder Sekretariat

Stedfortræder:

Chefsekretær Laila Fischer, tlf. 21 67 46 15, mail laila.fischer@silkeborg.dk

Ansvarlig for kommunikation:

Souschef Biblioteket, Heidi Aistrup Holt, tlf. 23 63 87 28 mail heidiaistrup.holt@silkeborg.dk

Stedfortræder:

Sektionsleder Teresa Egballe, tlf. 20 21 64 23, mail teresa.egballe@silkeborg.dk

Mødested:

• Primært samlingssted ved aktivering af afdelingens intern krisestab: Lokale C121 på Rådhuset, Søvej 1, 8600 Silkeborg.
• Sekundært mødested (hvis krisestaben er aktiveret på niveau 2 eller hvis C121 af anden årsag ikke kan benyttes): Lokale C127B på rådhuset, Søvej 1, 8600 Silkeborg.

Krisestaben kan beslutte at mødes på anden lokalitet efter konkret vurdering. I givet fald informeres de øvrige deltagere i forbindelse med aktivering.

Indkaldelse:

• Indkaldelse til krisestaben sker primært via arbejdstelefon (opkald eller SMS).
• Hvis telefoni og sms er ude af drift, møder krisestaben ind i mødelokale C121 dagen efter hændelsen kl.9. Andet mødetidspunkt er kl.11.

Når overordnet kommunikationsplan foreligger, kan indkaldelsesproceduren tilpasses.

Afdelingens understøttelse af kommunens krisestab

Kultur- og Borgerservicechef John Bøgelund Frederiksen indgår i kommunens øverste krisestab (niveau 2), når det er relevant.

Stedfortræder:

Teamleder Sekretariat

Alarmering

• Alarm og varsling kan både komme fra borgere, medarbejdere og ledelse i Kultur og Borgerservice.
• Modtager af alarm involverer straks nærmeste leder med henblik på eventuel aktivering af krisestaben, jf. aktiveringsprocedure.
• Alarmering sendes opad i ledelsessystemet
• Alarmering sker telefonisk/SMS

Opgaver

Opgaver i den rollebaserede krisestyring

Kriselederens opgaver

• Valider og beslut niveau for krisehåndtering
• Beslut mødested
• Aktiver
• Følg dagsordenen

Se uddybende opgaver under Rollebaseret Krisestyring – kriseleder.

Opgaver til ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation

• Mød på den aftalte lokalitet
• Tilvejebring det samlede situationsbillede
• Indret krisestabens mødelokale
• Opstart log
• Opstart af løbende situationsbillede
• Sørg for iværksættelse af skærpet overvågning af relevante funktionspostkasser

Se uddybende opgaver under Rollebaseret Krisestyring – ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation.

Opgaver til ansvarlig for involverede personer

• Mød på den aftalte lokalitet
• Bidrag til situationsbillede og interessent analyse
• Tag hånd om involverede medarbejdere/borgere
• Kommuniker med berørte medarbejdere

Se uddybende opgaver under Rollebaseret Krisestyring – ansvarlig for involverede personer.

Opgaver til løsningsansvarlig

• Mød på den aftalte lokalitet
• Bidrag til situationsbillede og vurdering af skadesomfang
• Sikre fortsat drift
• Kommuniker med leverandører

Action Card_Procesansvarlig 01012018.pdf.

Opgaver til ansvarlig for kommunikation

• Mød på den aftalte lokalitet
• Aktiver krisekommunikations-teams første møde
• Følg indsatsplan for krisekommunikation
• Sikre tydelig, troværdig, autentisk og korrekt information
• Etabler arbejdsfaciliteter for krisestyringsteamet

Se uddybende opgaver under Rollebaseret Krisestyring – kommunikation.

Kontaktoplysninger

• Midtjysk Brand og Redning, tlf. 89 70 35 99 (vagtcentral)
• Koncerndirektør Peter Sinding, tlf. 24 65 60 59
• Kommunaldirektør Lone Lyrskov, tlf. 24 82 80 85
• Kultur og Borgerservicechef John Bøgelund Frederiksen, tlf. 20 83 58 35
• Kultur og Borgerservice, tlf. 21 67 46 15 (hovednummer)
• Sektionsleder Teresa Egeballe, tlf. 20 21 64 23
• Funktionsleder Sofie Martinussen, tlf. 28 60 24 23
• Teamleder Sekretariat
• Bibliotekschef Lars Bornæs, tlf. 22 13 36 30
• Leder af Den Kreative Skole Knud Mortensen, tlf. 20 46 40 39
• Leder af Svømmecenter Nordvest Anders N. Helledi, tlf. 20 37 22 85

Oprettelse/revision

Denne delplan er af Sofie Martinussen og Eva Dalum Olsen, 4. november 2025

Links