Indsatsplan - manglende telefoni på kommunens hovednummer og vigtige funktionsnumre

Situation

Nedbrud af hele eller dele af telefonsystemet, således kommunens hovednummer eller vigtige funktionsnumre  er ude af drift.

Vigtige funktionsnumre:

2012 – Ydelsescenteret

2018 – Socialafdelingen

1050 – Sygedagpenge

1876 - Visitationen – Sundhed og Omsorgsafdelingen

1414 – TM Byg (Byggesager)

1710 – Børne og Familieafdelingen

2007 – Dagtilbud

2003 – Folkeregister

2015 – Helbredstillæg/Boligindskud

1401 – TM Myndighed

1402 – TM Vejdrift,

1055 – Flexløn, revaliderings- og ledighedsydelse.

Desuden Personaleafdelingen, som ikke har funktionsnumre, kun arbejdsmobilnumre.

Alarmering

Medarbejder som registrerer nedbruddet alarmerer IT.

Opgaver

IT påbegynder fejlsøgning og efterfølgende løsning af nedbruddet. 
IT orienterer løbende teamleder af Borgerservice om status. Hvis teamleder ikke kan kontaktes, orienteres leder over teamleder af Borgerservice. 
Teamleder af Borgerservice orienterer løbende Kommunikation om status. 

Handling

IT-Centrets Major Incident Manager informerer teamleder af Borgerservice. Teamleder af Borgerservice kontakter sektionsleder og det vurderes om situationen kræver intern og / eller ekstern kommunikation.
IT holder teamleder af Borgerservice løbende orienteret om status på nedbruddet, som udgangspunkt hver time.

Ledelse og organisation

Medarbejder som registrerer nedbruddet har ansvaret for at alarmere IT og orientere teamleder af Borgerservice. 
IT har ansvaret for at fejlsøge, løse nedbruddet og orientere Borgerservice. Det er vigtigst med hurtig information ved opstart og afslutning af nedbruddet. 
Borgerservice har ansvaret for at kommunikere eksternt i Silkeborg Kommune i et samarbejde med Kommunikation. IT er ansvarlig for at orientere internt i Silkeborg Kommune.  

Kommunikation

Mulige interne kommunikationskanaler: Telefon, SMS, mails, SIKO eller fysiske henvendelser på Søvej 1, Søvej 3 og Østergade 10. 
Mulige eksterne kommunikationskanaler:

  • Besked på hovedtelefon
  • Kontakt til medier
  • Radio Silkeborg
  • Facebook
  • Kommunens hjemmeside

Talsperson overfor medier aftales afhængig af situationen.  

Kontaktoplysninger

IT-Centret alarmeres via tlf. 89701550, alternativt alarmeres IT-Centret via ledelsen i IT:

Henrik på 21709951

Annette på 40458042

Anette på 40277068

Lars på 24822460

 
Kommunikation kontaktes via: Hans Mogensen, tlf. 61154717, mail hans.mogensen@silkeborg.dk eller ved personlig henvendelse i kommunikation, Søvej 3.

Teamleder af Borgerservice kontaktes på tlf. 28602423, mail sofie.martinussen@silkeborg.dk eller ved personlig henvendelse i Borgerservice. Sektionsleder af

Borgerservice kontaktes på tlf. 21460463, mail simon.foldager@silkeborg.dk. 

 

Opfølgning

IT-Centret har ansvaret for at teste om nedbruddet er løst, herunder evt. teste funktionsnumre mv. IT, Borgerservice og Kommunikation evaluerer efter alle større nedbrud om beredskabsplanen skal justeres på et fælles møde, Borgerservice er tovholder.

Version dato: 10. maj 2019