Indsatsplan - kritiske funktioner i Kultur og Borgerservice

Udarbejdet af: Sofie Martinussen
Godkendt af: Kultur- og Borgerservicechef John Bøgelund Frederiksen
Dato: Den 10. marts 2021.

Situation

På grund af brand, oversvømmelse eller anden årsag til nedlukning er der behov for at sikre fortsat drift af afdelingens kritiske funktioner.

Alarmering

Afdelingens interne krisestyringsorganisation koordinerer og informerer de dele af organisationen som er berørt.

Opgaver

Kritiske funktioner i Kultur og Borgerservice er:

Biblioteket:

Udlån og aflevering af materialer til forsknings- og undervisningsbrug.

Borgerservice:

Kommunens telefoniske hovednummer
Digital og fysisk postsortering
Pas
Kørekort
Indrejse (Folkereg.)
NemID
Nødvielse
Tilbyde selvbetjeningscomputere til borgere

Handling

Varigheden af situationen er afgørende for hvilke tiltag der skal iværksættes.

Er der tale om en mindre hændelse af op til et par dages varighed, kan pasning af den telefoniske hovedomstilling samt sortering af digital post foretages fra medarbejdernes hjemmearbejdspladser. Øvrige funktioner varetages ikke.

Ved hændelse af længere varighed etableres nødbemanding af alle kritiske funktioner. Åbningstid og bemanding sker i overensstemmelse med de fysiske muligheder.

Hvis det ikke er muligt at bemande de kritiske funktioner på de normale fysiske lokationer, kan der oprettes hjemmearbejdspladser til varetagelse af nogle af de kritiske funktioner.

Lokation Borgerservice

Er det ikke muligt at betjene borgere på rådhuset, flytter Borgerservice midlertidigt til Biblioteket eller en anden velegnet lokation.
Det vil være nødvendigt at flytte minimum 1-2 pas- arbejdsstationer, 1 arbejdsstation til udstedelse af NemID og 1 borgercomputer til selvbetjening.

Lokation Bibliotek

Er det ikke muligt at bemande ét bibliotek fx på grund af brand, kan de brugerrelaterede opgaverne varetages fra et af de øvrige biblioteker i kommunen. 

Ledelse og organisation

Afdelingens interne krisestyringsorganisation har det overordnede ansvar. Kommunikation internt i organisationen sker via ledelseslaget.

Bemanding og udstyr

Bemanding:

Medarbejdere der arbejder med områderne af kritiske funktioner.

Udstyr:

Medarbejdernes bærbare arbejdscomputere, head set, arbejdsstation og udstyr til udstedelse af pas og kørekort, arbejdsstation til udstedelse af NemID, printer til udskrivning af bl.a. vielsespapirer til nødvielse.

Internetadgang, så medarbejderne kan logge på computeren og via vpn logge på kommunens netværk.

Computere til borgere (selvbetjening) med adgang til internet, uden adgang til kommunens netværk.

Kommunikation

Intern kommunikation:

Afdelingschefen for Kultur og Borgerservice er ansvarlig for den interne kommunikation til øvrige afdelinger.

Berørte medarbejdere i afdelingen informeres af nærmeste leder.

Ekstern kommunikation:

Ansvaret for ekstern kommunikation varetages af kommunikationsafdelingen.

Kontaktoplysninger

Kultur og Borgerservicechef, John Bøgelund Frederiksen,
Tlf.: 2083 5835
Bibliotekschef, Lars Bornæs,
Tlf.: 8722 1909
Sektionsleder, Stab og Borgerservice, Simon Ø. Foldager,
Tlf.: 2146 0463

Action cards

Der er ikke knyttet action cards til denne indsatsplan